Notion, application bien connue des étudiants et des startupeurs, s’attaque à des marchés que Google contrôle assez bien : celui des clients mail et celui des formulaires, avec Notion Mail et ses formulaires. Des nouveautés présentées ce 24 octobre 2024, dont certaines sont déjà disponibles.
Notion va (un peu) remplacer Gmail
Le postulat de départ de l’application, c’est que les mails n’ont jamais vraiment changé. Aujourd’hui, une boîte mail est un « joyeux bordel » dont on repousse le tri et dans laquelle on se réjouit que la recherche existe — sinon on ne s’y retrouverait jamais. 2024 oblige, Notion Mail intègrera de l’intelligence artificielle « pour organiser, planifier et rédiger vos contenus en toute transparence ». Pour le moment, l’entreprise n’a donné que très peu d’indications : on sait qu’il s’agira d’une application distincte de Notion et Notion Calendar, mais qu’elle pourra communiquer avec.
Le client mail intègrera plusieurs « vues » en fonction des sujets. Dans la très courte démonstration publiée, on voit une vue d’un employé avec les mails de recrutement, ceux de support client et ceux de projets, avec à chaque fois plusieurs sous-sections (en fonction des étapes ou de la priorité).
En attendant, Notion permet dorénavant d’envoyer des mails via Gmail. On peut envoyer un mail en cas de modification d’un élément dans une base de données. De quoi être notifié en cas d’avancement sur un projet que vous devez suivre, par exemple.
Les formulaires dans Notion pour remplacer Google Forms
L’autre grande nouveauté annoncée par Notion ce 24 octobre, ce sont les formulaires, qu’on peut créer de manière illimitée, même sans abonnement. Plusieurs types de questions sont disponibles (choix multiples, nombre, cases à cocher, dates, etc.).
Les réponses sont collectées directement dans une base de données qu’on peut réutiliser n’importe où dans Notion : c’est d’ailleurs ce qui fait la force du service. Ces données peuvent être affichées sous forme de graphiques et l’on peut créer des tâches à attribuer. Notion précise par ailleurs que d’autres fonctionnalités « seront bientôt disponibles », comme la logique conditionnelle, qu’on trouve dans Google Forms.
L’outil de productivité qui se veut ultime, face au géant Google
C’est loin d’être la première fois que Notion s’attaque aux platebandes de Google, et quelque peu de Microsoft et sa suite Microsoft 365. L’entreprise veut faire de son outil (ou de ses outils) l’application ultime, la seule qu’on utilise au travail ou pour organiser sa vie personnelle.
Pour ce faire, d’autres nouveautés ont été présentées le même jour que le client mail et les formulaires. Ce qui manquait jusqu’à maintenant dans Notion, c’est la disposition des pages : l’application ajoute de quoi les réorganiser. Quant aux bases de données, les utilisateurs peuvent enfin créer des formules pour effectuer des tâches en arrière-plan, de manière automatisée. Comme sur Slack ou Discord, les émojis personnalisés font aussi leur apparition.
Ce qui posait problème jusqu’à maintenant était aussi la manière de partager des pages Notion. Ces dernières ont toutes une URL composée d’une longue chaîne de caractères. L’outil offre enfin la possibilité de personnaliser les liens lorsqu’on veut les partager.
Toutes ces nouveautés et fonctionnalités rendent l’utilisation de Notion de plus en plus complète, mais aussi de plus en plus complexe. Depuis quelques années, des créateurs vendent ci et là leurs modèles de page, que ce soit pour gérer ses études, ses finances ou même une entreprise. Ils peuvent enfin les vendre sur la Marketplace de Notion. De plus, certains modèles sont proposés gratuitement.
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