Par pitié, utilisez le bouton « Répondre à tous » dans vos échanges par email

Presque tous les jours, nous sommes confrontés à une erreur liée à la fonction « Répondre à tous ». Elle n’est probablement pas idéalement conçue, elle accuse un âge certain à l’heure des messageries instantanées, mais jusqu’à ce que le mail ne meure, il est important de bien l’utiliser.

On entend souvent que le mail est mort et il est vrai que le groupe Humanoid, éditeur de Numerama, s’organise aujourd’hui autour d’une messagerie instantanée et d’outils de gestion de projet comme Notion et Slack. Les mails ont donc pris une fonction secondaire qui est celle de la trace dans le dur, par rapport à l’instantanéité du message rapide. Ironiquement, c’est la qualité qu’on donnait il y a encore quelques années au courrier papier par rapport au mail.

Dès lors, nos mails récapitulatifs sont souvent adressés à plusieurs personnes, avec des alias « dans la boucle » qui permettent à plusieurs personnes concernées de suivre l’avancée d’un projet, d’une pige, d’un entretien d’embauche… bref, de choses importantes. Et quelle n’est pas notre surprise quand, presque tous les jours, on s’aperçoit que la communication n’est pas passée ou qu’un message a été loupé par la quasi-totalité du groupe, entraînant parfois des malentendus ou des rendez-vous manqués.

En cause : une personne « dans la boucle » qui n’a pas utilisé la fonction « Répondre à tous » ou Reply to all sur les interfaces anglaises.

Comme son nom l’indique, elle permet de garder un groupe de personnes (ou plutôt, d’adresses email) en copie d’une réponse. Généralement, quand vous recevez un mail et que l’émetteur s’est appliqué à mettre plusieurs personnes en copie, il vous envoie un indice clair : sauf message confidentiel de réponse, il est nécessaire de garder toutes les adresses en copie. Le bouton dont nous parlons vous permet effectivement de ne pas avoir à toutes les rentrer à la main.

Répondre à un mail tous, vestige d’un temps numérique ancien

Si nous écrivons ce petit billet, c’est que nous avons l’impression que la fonctionnalité n’est plus aussi évidente qu’avant pour les utilisateurs et utilisatrices du web. À notre petite échelle, nous constatons que ces erreurs se multiplient. Il est fort probable que la messagerie instantanée, bien plus ancrée dans les habitudes des gens aujourd’hui, soit en cause. Son ergonomie est au fond bien plus claire : soit vous parlez en privé à une personne, soit vous parlez dans un groupe. Sur le bon vieux mail, vous avez toujours le choix de répondre, de répondre à tous ou de transférer. Et bien souvent, le choix par défaut est un répondre simple qui ne prend pas en compte intelligemment la suite d’échanges.

Sur Gmail par exemple, la fonctionnalité se trouve dans le champ de composition du texte en bas d’une suite de message ou derrière les options du bouton répondre. Elle peut aussi être configurée comme l’action par défaut grâce à un réglage dans l’onglet Général. Toutes les boîtes mail, sur le web ou sous forme de logiciels, proposent des options similaires.

Alors oui, nous passerons probablement pour des ahuris auprès de celles et ceux pour qui le comportement face à un mail groupé est devenu une seconde nature. Mais après toutes ces années d’évolution du web, certains usages classiques ne sont plus aussi évidents qu’avant et nous espérons que cette gentille piqûre de rappel servira à quelques utilisateurs et utilisatrices pour qui le reply to all est un vestige de temps méconnus, à l’ergonomie quelconque. Et plutôt que juger, nous préférons toujours informer.

Pensez donc au Répondre à tous, au moins jusqu’à ce que le mail ne meure tout à fait. Cela évitera des malentendus !